Gemeinsam gestalten: Personal- und Organisationsentwicklungsprozess im Landratsamt
Auch der öffentliche Dienst muss sich stetig weiterentwickeln, um effizient, bürgernah und zukunftsfähig zu bleiben. Durch einen gezielten Entwicklungsprozess im Bereich Personal, Organisation und Digitalisierung hat das Landratsamt Weißenburg-Gunzenhausen die Weichen gestellt und will sich fit machen für die Herausforderungen von morgen – von veränderten Arbeitswelten bis hin zu neuen technologischen Anforderungen.
In den vergangenen Jahren wurde auch im Landratsamt deutlich, dass zum Beispiel der Fachkräftemangel, das altersbedingte Ausscheiden der Baby-Boomer-Generation aus dem Arbeitsmarkt, die zunehmende Veränderungsgeschwindigkeit bei den staatlichen Aufgaben und Anforderungen - auch mit Blick auf globale Krisen - die Leistungsfähigkeit der Verwaltung mit ihren bisherigen Strukturen und Ressourcen zunehmend herausfordert. „Wenn wir in der öffentlichen Verwaltung zusätzlich zu den bereits vorhandenen Aufgaben mit der digitalen Transformation jetzt neue Herausforderungen schultern und im Sinne der Bürgerinnen und Bürger gestalten müssen, brauchen wir mehr als das Einspielen einer neuen Software. Wir brauchen einen ganzheitlichen Entwicklungsansatz, der alle Dimensionen umfasst, die für eine effektive, bürgerfreundliche sowie zukunftsfähige Verwaltung eine wichtige Rolle spielen“, erklärt Landrat Manuel Westphal.
Deswegen hat sich das Landratsamt entschieden, gemeinsam mit allen Mitarbeitenden einen hausinternen Entwicklungsprozess unter dem Motto „Entwicklung, die bewegt. Wir laufen zusammen los – jeder in seinem Tempo, aber alle ans Ziel!“ durchzuführen. Zuletzt hat ein solcher Prozess Anfang der 2000er Jahre im Landratsamt stattgefunden.
„Als Ziel haben wir uns ein wertebasiertes Führungsverständnis gesetzt, das auf Verlässlichkeit, Stabilität und Effizienz bei der Bewältigung der alltäglichen Aufgaben setzt und auch zukünftigen Anforderungen zum Beispiel der Digitalisierung gerecht wird. Von einem modernen und für Fachkräfte attraktiven Landratsamt profitieren letztlich nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch die Bevölkerung“, erklärt Landrat Manuel Westphal.
Im März wurde der Prozess mit einer Hybrid-Informationsveranstaltung für alle Mitarbeitenden gestartet. Anschließend folgte eine umfassende Mitarbeiterbefragung, die sich rund um die Themen Kommunikation und Zusammenarbeit allgemein sowie mit der Führungskraft drehte, aber auch die digitale Transformation beinhaltete. Begleitet wird der Prozess fachlich von Frau Professor Brigitte Waffenschmidt von der internationalen Berufsakademie (iba) und der Technischen Hochschule Nürnberg. Auch Luisa Wörlein, die ihre Ausbildung in der 3. Qualifikationsebene am Landratsamt absolviert hat, betreut den Prozess fachlich im Rahmen ihres berufsbegleitenden Masterstudiengangs „Public Management“. Für diese Abschlussarbeit hat sie auch konkrete Handlungsempfehlungen zur Personal- und Führungskräfteentwicklung im Landratsamt entwickelt. „72,52 Prozent der Beschäftigten haben an der Mitarbeiterbefragung teilgenommen! Die hohe Rücklaufquote im Vergleich auch zu anderen Landratsämtern zeigt eine starke Beteiligung und ein hohes Engagement aller Mitarbeitenden im Landratsamt. Wir konnten damit aussagekräftige Ergebnisse gewinnen“, erklärt Professor Waffenschmidt. Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung wurden im Mai in einer weiteren Hybridinformationsveranstaltung für alle Mitarbeitenden vorgestellt.
Nach einer Klausurtagung der Führungskräfte des Landratsamtes, also der Abteilungs-, Sachgebiets- und Stabstellenleitern, startete auf Grundlage der Befragungsergebnisse die Projektgruppenphase mit Ermittlung der Optimierungsbedarfe in den Bereichen Kommunikation, Zusammenarbeit, Führung und Digitalisierung des Amtes. „In den vergangenen Wochen haben wir in drei Arbeitsgruppen zu den drei Themenfeldern ‚Führungsbeziehung & Führungsleitlinien‘, ‚Zusammenarbeit, Kommunikation & Entwicklung‘ sowie ‚Kunden- und Serviceorientierung, Digitale Transformation‘ konkrete Verbesserungs- und Qualifizierungsmaßnahmen zur Umsetzung der Prozessergebnisse erarbeitet. An den Arbeitsgruppen konnten sich alle Mitarbeitenden freiwillig beteiligen“, erklärt Jürgen Simon, Abteilungsleiter „Zentrale Aufgaben“, der das Projekt gemeinsam mit der Personalverwaltung und dem Fachbereich Digitalisierung betreut. Während der Personalversammlung, die Anfang Juli stattgefunden hat, wurden den Mitarbeitenden die ersten vorläufigen Ergebnisse der Projektgruppen vorgestellt und auch das weitere Vorgehen skizziert.
„Als weitere Handlungsstrategie wird im Landratsamt ein gemeinsames Führungsverständnis entwickelt und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit – auch ressortübergreifend – eingeführt. Wichtig dabei ist die Förderung einer wertschätzenden Kommunikationskultur. Auch das prozessorientierte Denken über Sachgebiete hinweg ist ein wichtiger Teil der zukünftigen Organisationsentwicklung“, erklärt Luisa Wörlein. Dazu ist die Qualifizierung der Führungskräfte im Bereich Handlungs-, Kommunikations- und Führungskompetenz unabdingbar, aber auch aller Beschäftigten im Bereich der Digitalisierung, wie zum Beispiel im Prozess- und Datenmanagement. „Alle Maßnahmen, die in den Projektgruppen mit den Kolleginnen und Kollegen entwickelt wurden, sollen im September dann weiter konkretisiert werden. Wir wollen dann unsere zukünftigen Führungsleitlinien mit der Zielsetzung einer guten, wertebasierten Führung sowie ein Qualifizierungsprogramm im Herbst finalisieren“, erklärt Jürgen Simon das weitere Vorgehen.
Nach der Verabschiedung des Haushalts für 2026 sollen die Qualifizierungsmaßnahmen abhängig von den vorhandenen Ressourcen geplant werden und mit der Umsetzung der Maßnahmen begonnen werden. Ganz wichtig ist natürlich ein Evaluationskonzept, um die Wirksamkeit und Zielerreichung der Maßnahmen zu überprüfen.
Durch den umfassenden Entwicklungsprozess wird das Landratsamt als moderner Arbeitgeber weiterentwickelt, der sich auf die beschriebenen Veränderungen der Arbeitswelt besser einstellen kann. „Letztlich profitieren unsere Bürgerinnen und Bürger von qualifizierten und motivierten Mitarbeitern in unserem Landratsamt“, bekräftigt Landrat Westphal.